Jualan Dah Dicatat, Tapi Duit Belum Masuk: Bahaya Rekod Hutang Pelanggan

Setiap malam, Amir jumlahkan jualannya. Hari itu nampak cantik: RM850. Dia tersenyum kerana menyangka gerai makanannya sudah menghasilkan duit yang baik. Tetapi apabila membuka dompet dan akaun bank, wang yang ada cuma RM430.

“Mana pergi lagi RM420?” fikirnya.

Sebenarnya duit itu tidak hilang. Sebahagian pelanggan pejabat mengambil makanan secara hutang dan berjanji membayar hujung minggu. Amir pula mencatat semua pesanan sebagai jualan, tetapi tidak memisahkan jualan tunai dengan jualan yang belum dibayar.

Jualan belum tentu duit sudah diterima

Ramai peniaga kecil melihat angka jualan lalu terus menganggap jumlah itu sebagai duit yang boleh digunakan. Hakikatnya, ada dua perkara yang berbeza:

• Jualan: nilai barang atau perkhidmatan yang sudah diberi kepada pelanggan.
• Kutipan: wang yang benar-benar sudah diterima.

Jika jualan RM850 tetapi kutipan hanya RM430, baki RM420 masih menjadi hutang pelanggan. Ia belum boleh digunakan untuk membeli bahan mentah, membayar sewa atau mengambil gaji sendiri.

Apa jadi jika hutang pelanggan tidak direkod?

Pertama, peniaga mudah terlebih berbelanja kerana menyangka semua jualan sudah menjadi tunai. Kedua, hutang yang kecil boleh terkumpul menjadi jumlah besar. Ketiga, peniaga mungkin terlupa siapa yang belum membayar dan bila bayaran dijanjikan.

Dalam kes Amir, kos bahan mentah hari itu ialah RM300. Dia juga perlu membayar gas RM80 dan upah pembantu RM100. Jumlah tunai yang diperlukan ialah RM480, tetapi wang yang diterima cuma RM430. Walaupun rekod jualan menunjukkan RM850, gerainya masih kekurangan RM50 untuk membayar keperluan hari tersebut.

Cara mudah merekod hutang pelanggan

1. Catat nama pelanggan atau syarikat.
2. Catat tarikh, barang dan jumlah hutang.
3. Tulis tarikh bayaran yang dijanjikan.
4. Bezakan status “belum bayar” dan “sudah bayar”.
5. Semak senarai hutang sekurang-kurangnya sekali sehari.

Apabila pelanggan membayar, barulah tandakan wang itu sebagai kutipan. Cara ini membantu anda melihat dua angka dengan jelas: berapa banyak anda sudah menjual dan berapa banyak duit yang benar-benar sudah masuk.

Tetapkan had supaya bisnes tidak menjadi bank

Memberi hutang kadang-kadang membantu menjaga hubungan dengan pelanggan tetap. Namun, tetapkan had yang sesuai. Contohnya, maksimum RM100 bagi seorang pelanggan dan tempoh bayaran tidak melebihi tujuh hari. Jika hutang lama belum selesai, elakkan menambah hutang baharu.

Jualan menunjukkan kerja yang sudah dibuat. Kutipan menunjukkan duit yang benar-benar boleh digunakan.

Mulakan hari ini

Ambil masa sepuluh minit untuk menyenaraikan semua pelanggan yang masih berhutang. Catat jumlah dan tarikh bayaran. Selepas itu, asingkan jualan tunai daripada jualan hutang setiap hari.

Bila rekod ini tersusun, anda tidak lagi tertanya-tanya mengapa jualan nampak tinggi tetapi duit tetap tidak cukup. Anda akan tahu wang yang sudah masuk, wang yang masih perlu dikutip dan tindakan yang perlu dibuat seterusnya.