100 Kerusi Disewa, 96 Balik: Empat Unit Hilang Yang Tidak Pernah Masuk Rekod

Petang Isnin itu, lori terakhir pulang ke stor sewaan milik Pak Rahman. Hujung minggu tersebut sangat sibuk. Mereka menghantar kerusi, meja dan alas ke tiga majlis berbeza.

Anaknya, Alya, mula menyusun semula kerusi yang dipulangkan. Dalam borang tempahan tertulis 100 kerusi, tetapi selepas dikira hanya ada 96.

Dua lagi kerusi retak pada bahagian belakang dan tidak selamat untuk disewa semula.

Pak Rahman teringat jumlah bayaran sewa RM300. Jualan itu sudah direkod. Namun empat kerusi yang hilang dan dua yang rosak tidak pernah dimasukkan sebagai kos.

Barang sewaan ialah stok yang keluar dan mesti kembali

Dalam bisnes sewaan, stok tidak habis apabila pelanggan membayar. Barang itu masih milik bisnes dan perlu kembali dalam kuantiti serta keadaan yang boleh digunakan.

Alya membuat kiraan mudah:

Harga ganti satu kerusi: RM45
Empat kerusi tidak dipulangkan: RM180
Dua kerusi retak yang perlu diganti: RM90
Jumlah kehilangan dan kerosakan: RM270

Daripada bayaran sewa RM300, hampir semua nilai jualan itu diperlukan untuk mengganti stok. Jika kerugian RM270 tidak direkod, Pak Rahman mungkin menyangka tempahan tersebut memberi untung yang baik.

Gunakan dua kiraan untuk setiap tempahan

Pak Rahman dan Alya mula menggunakan dua bahagian pada borang sewaan:

Barang keluar — jenis barang, kuantiti, keadaan dan tarikh dihantar.
Barang kembali — kuantiti diterima, kerosakan, kehilangan dan kos pembaikan.

Pekerja tidak lagi sekadar menurunkan barang ke dalam stor. Mereka perlu mengira dan menandakan setiap baris sebelum tempahan dianggap selesai.

Jika ada perbezaan, Alya boleh menghubungi pelanggan pada hari yang sama ketika maklumat majlis masih mudah disemak.

Nombor ringkas mengurangkan kekeliruan

Untuk barang bernilai lebih tinggi seperti meja lipat, kipas industri dan kanopi, mereka memberi nombor pada setiap unit. Nombor itu dicatat dalam borang penghantaran.

Gambar keadaan barang juga diambil sebelum keluar dan selepas kembali. Rekod ini membantu membezakan kerosakan lama dengan kerosakan yang berlaku semasa tempahan tertentu.

Bagi kerusi yang banyak, mereka mengikat setiap sepuluh unit dalam satu kumpulan. Pekerja boleh mengira sepuluh kumpulan dengan lebih cepat berbanding memeriksa seratus kerusi secara rawak.

Deposit perlu sepadan dengan risiko

Sebelum ini, Pak Rahman meminta deposit RM100 untuk hampir semua tempahan. Nilai itu tidak mencukupi apabila banyak barang hilang atau rosak.

Selepas melihat rekod, dia menetapkan deposit berdasarkan jenis dan jumlah peralatan. Pelanggan juga menerima senarai jelas tentang caj kehilangan, kerosakan dan pemulangan lewat.

Tujuannya bukan untuk menghukum pelanggan. Syarat yang jelas membantu kedua-dua pihak menjaga barang dan mengelakkan pertikaian selepas majlis.

Asingkan kos baik pulih dan kos ganti

Barang rosak tidak semestinya perlu dibuang. Alya mencatat sama ada sesuatu unit boleh dibaiki, kos pembaikan dan berapa lama ia tidak boleh disewa.

Jika kos membaiki kerusi ialah RM15 dan ia boleh digunakan semula dengan selamat, pilihan itu lebih murah daripada membeli unit baharu RM45. Namun keputusan hanya boleh dibuat apabila kos dan keadaan direkod.

Cuba selama tujuh hari

Untuk semua tempahan dalam tujuh hari akan datang, catat:

Kuantiti setiap barang yang keluar.
Kuantiti yang kembali.
Unit yang hilang, rosak atau kotor teruk.
Kos mencuci, membaiki atau mengganti.
Deposit yang diterima dan jumlah yang dipulangkan.
Nilai stok yang masih boleh disewa.

Pada hari ketujuh, jumlahkan kos kehilangan dan kerosakan. Bandingkan angka itu dengan hasil sewaan. Anda mungkin mendapati tempahan yang kelihatan besar sebenarnya memberi untung yang sangat kecil.